Подбор с широкой географией: как CRM-система объединила рекрутеров и заводы Lactalis в России

Производство — сфера сложная с точки зрения организации бизнеса, особенно если заводы размещены по всей стране. Промышленности традиционно не хватает высококвалифицированных кадров и хорошо подготовленных сотрудников. Как обеспечить стабильный массовый набор персонала и синхронизировать работу всех HR-команд на местах? Как быстро закрывать вакансии в крупной международной компании?

HR-команда французской компании Lactalis в России поделилась секретами организации рекрутмента в бизнесе с широкой географией  — как объединить кадровые службы производственных площадок и как в этом помогает автоматизация подбора, как с помощью российской CRM-системы для подбора персонала Talantix удалось централизовать работу всех рекрутеров компании.

Как централизовать подбор?

Международная французская компания Lactalis  —  один из крупнейших в мире производителей молочной продукции: в 51 стране работают 256 заводов концерна. В 1990-е годы компания активно развивалась на восток и в 1997 году пришла в Россию. На импорте французских сыров решили не останавливаться: в 2001 году в Истринском районе Московской области Lactalis построил собственное предприятие. В 2010 году компания приобрела Ефремовский маслосыродельный комбинат (Тульская область).

Важный этап для Lactalis в России  —  конец 2019 г. — начало 2020 г. В группу компаний вошли два крупных завода: Белгородский молочный комбинат (Белгород) и филиал БМК в г. Берёзовский (Свердловская область). Выросло число производственных площадок, география бизнеса стала обширной, нужно было перестроить все процессы, включая работу команды подбора: наладить взаимодействие головного офиса с регионами, объединить рекрутеров с 4 предприятий, разбросанных по всей стране. 

Ксения Жатикова, руководитель направления подбора персонала и адаптации ГК «Лакталис»:

«После присоединения двух крупных предприятий выросли уровень и масштабность бизнес-процессов, а соответственно, и объём найма, и нагрузка на рекрутеров. Встал вопрос  — как перестроить управление подбором персонала в компании. 4 площадки  — значит, 4 локации, где работали HR-менеджеры. На каждом заводе рекрутер сам набирал сотрудников, вёл свою базу кандидатов и по запросу центрального офиса предоставлял аналитику: общих файлов или программ, доступных всем менеджерам по подбору, не было. Поэтому нам нужно было создать единую систему подбора персонала, обеспечить работу всех рекрутеров в одном пространстве с одинаковым уровнем вовлечённости, централизовать всю деятельность кадровой службы, сформировать единую базу кандидатов для всех заводов».

Команда подбора — в одной системе

Итак, нужно собрать в одну команду всех рекрутеров и HR-менеджеров с разных предприятий, перенести коммуникации в единое информационное пространство. С помощью какого инструмента это можно сделать?

Учитывая все факторы, на ГК «Лакталис» решили внедрить CRM-систему для рекрутмента. Руководство идею поддержало  —  цели команды были прозрачны, а опыт HR-директора подтверждал эффективность этого инструмента. 

В компании рассматривали несколько ATS-систем. В тот момент коллеги из hh.ru как раз показали Talantix — облачное решение для подбора персонала. Стоит отметить, что hh.ru — это не просто онлайн-платформа для рекрутмента, а экосистема для решения HR-задач, будь то привлечение кандидатов, создание HR-бренда или настройка процесса подбора. Talantix интегрирована в эту экосистему.

Специалисты «Лакталис» оценивали разные аспекты системы. Новое программное обеспечение должно было облегчить процесс подбора персонала для каждого рекрутера на местах, помочь перенести в новое пространство всю деятельность по найму, накопленную базу кандидатов со всех заводов, сбор и обработку данных для аналитики.

В первую очередь бизнес смотрит на цену вопроса. Доступность новой для ГК «Лакталис» CRM-системы стала важным фактором для принятия решения руководством компании. В месяц использование программы для одного рекрутера в производственной компании обходится в 953 рубля. Очевидно, что это одно из самых выгодных предложений на рынке. 

HR-специалисты отметили очень широкий функционал ПО для рекрутмента. Во-первых, в Talantix можно работать с кандидатами из любых источников. С помощью кнопки импорта резюме HR-менеджеры могут загружать в CRM-систему информацию о соискателях c популярных job-сайтов одним кликом. Добавить кандидата можно вручную, заполнив электронную форму. 

Если резюме пришло по электронной почте, из соцсетей либо другого источника или сохранено на рабочем компьютере рекрутера, файлы в формате excel, pdf, word также можно перенести в систему — программа сама распознает их и сформирует карточки кандидатов в единой базе.  
Архив резюме со всех регионов, накопленный у HR-команды «Лакталис», специалисты Talantix помогли перенести в CRM-систему. Таким образом, в одном облачном пространстве удалось собрать базы кандидатов всех предприятий группы компаний. Это порядка 70 000 резюме.

Во-вторых, важным показателем для рекрутеров «Лакталис» стала интеграция Talantix с hh.ru, что обеспечивает автоматический импорт откликов на вакансии с этой job-площадки в CRM. Более того, все резюме, которые загружены в Talantix с откликом кандидатов, автоматически обновляются, и у рекрутеров под рукой всегда актуальная база соискателей. 

В-третьих, хорошее подспорье для работы рекрутеров  — карточка кандидата. В ней содержится вся информация о соискателе и вся история взаимодействия рекрутера с ним: переписка, комментарии линейных руководителей, участвующих в подборе, итоги выполнения тестовых заданий, переход кандидата по этапам подбора. Кстати, по всем резюме, загруженным с hh.ru, автоматически получено согласие на обработку персональных данных  — этот факт отмечен зелёным значком в карточке соискателя. Для резюме кандидатов, загруженных из других источников, предусмотрен встроенный модуль отправки запроса.

Ксения Жатикова, руководитель направления подбора персонала и адаптации ГК «Лакталис»:

«Система Talantix объединила работу рекрутеров на 4 площадках в разных городах, помогла создать единую базу кандидатов и кадровый резерв — теперь все данные находятся в облачном хранилище, доступном всей команде подбора. Общее онлайн-пространство позволяет нам работать, невзирая на разницу часовых поясов. Talantix обеспечивает взаимозаменяемость сотрудников команды подбора: допустим, заболел рекрутер с завода в городе Ефремов Тульской области, его коллега из Свердловской области может подхватить работу с кандидатом. В пандемию мы все оценили эту функцию. Кроме того, у нас много соискателей, готовых переехать в другой регион, единая HR-система позволяет рассматривать одного человека на разные производства». 

Всегда на связи

По оценке HR-команды «Лакталис», Talantix  — это не только решение для хранения и систематизации данных, доступное в любое время всем сотрудникам кадровой службы, но и отличное средство для эффективных коммуникаций. CRM-система собрала в едином пространстве сервисы для общения как с кандидатами, так и с нанимающими менеджерами. 

В одном окне рекрутер работает со всеми приложениями, все данные сохраняются в системе, а не на личных гаджетах или ПК. Все участники, подключённые к системе, могут в любое время посмотреть историю действий с каждым кандидатом в его профиле. 

Простота коммуникаций с соискателями  — ещё один инструмент, который помогает в работе HR-команде ГК «Лакталис». Непосредственно из карточки кандидата можно написать ему на электронную почту или отправить сообщение в мессенджер (есть интеграции с WhatsApp, Telegram, Viber — под разные целевые аудитории соискателей). 

Общение с кандидатами упрощается также благодаря шаблонам писем, которые можно настроить для одной вакансии на все регионы или для однотипных вакансий. Предусмотрены имейл-рассылки и бесплатные СМС-подтверждения, чтобы кандидат не забыл о встрече. Кстати, в Talantix можно провести онлайн-собеседование с соискателем  — через бесплатный встроенный модуль на платформе Microsoft Teams (можно записать интервью, чтобы сравнить с другими претендентами). 

С помощью Talantix команде «Лакталис» удалось наладить взаимодействие HR-менеджеров и линейных руководителей, участвующих в подборе. Рекрутер отправляет резюме кандидата из Talantix внутреннему заказчику, который сможет посмотреть документ с компьютера или смартфона в любом месте и в удобное для себя время. Ответ отображается в карточке кандидата, рекрутер получит подтверждение по электронной почте. 

В карточке нанимающий менеджер оставляет комментарии, подходит соискатель или нет, даёт оценку его компетенциям, тестовому заданию. Вся обратная связь от руководителя останется также в истории взаимодействия с этим кандидатом, и даже если другой HR-менеджер, заменяя коллегу, подключится к подбору, он увидит, как проходит работа. Чтобы заказчик не забыл о собеседовании, встреча автоматически назначается в рабочем календаре (можно выбрать Outlook или Google). 

Эти и другие возможности системы Talantix экономят рабочее время рекрутеров. Например, по оценке «Лакталис», с внедрением CRM-системы Talantix удалось сократить временные затраты каждого рекрутера на выполнение операционной работы в 2-3 раза. 

Аналитика  — инструмент, который позволяет команде подбора «Лакталис» проанализировать ситуацию с кадрами на каждой площадке и в группе компаний в целом, чтобы выработать эффективную HR-стратегию. Руководитель HR-службы видит, на каком этапе воронки кандидата возникла проблема, и может вовремя подключиться. Руководитель подбора получает полную отчётность по работе рекрутеров на всех заводах, может оценить нагрузку каждого, рассмотреть взаимодействие с нанимающими менеджерами. Таким образом, можно составить объективную картину по работе над вакансиями в ГК. Кстати, этот инструмент оценили и линейные руководители, HR-аналитика крайне важна для компаний, которые следят за окупаемостью инвестиций и эффективностью работы всех направлений, в том числе бэк-функций. 

Ксения Жатикова, руководитель направления подбора персонала и адаптации ГК «Лакталис»:

«От эффективности взаимодействия с руководителями подразделений зависит оперативность рекрутеров. До перехода на Talantix менеджер по подбору оставался наедине со своими проблемами. А руководителям казалось, что он плохо ищет или находит не тех кандидатов. Наличие единой системы для совместной работы рекрутеров и линейных руководителей объединило нас, сделало процесс подбора максимально прозрачным и понятным для обеих сторон. Появилась совместная ответственность рекрутеров и внутренних заказчиков. Кроме того, корректная аналитика даёт объективные данные, на которые могут опираться рекрутеры и заказчики при обсуждении тактики подбора. С помощью CRM-системы мы можем показать нашу работу на всех этапах, всю аналитику по вакансиям. И рекрутерам стали больше доверять».

Каждый сотрудник на вес золота

Внедрение CRM-системы помогло объединить всех участников HR-команды, привело к качественным изменениям в отношениях линейных руководителей и менеджеров по подбору. Кроме того, новое ПО позволило снизить на 30% нагрузку на каждого рекрутера и ускорило закрытие вакансий.  

Работы у кадровой службы «Лакталис» действительно много — на производство постоянно требуется линейный персонал (операторы производственной линии, электромеханики, автомеханики, мастера, слесари), есть точечный подбор белых воротничков (аналитиков, менеджеров, инженеров, руководителей подразделений). 

В массовом наборе (линейный персонал) находится 50–60 вакансий, в точечном (управленцы)  — от 12 до 15 позиций. Объём вакансий на каждого рекрутера в линейном подборе  — от 5 до 20 вакансий в месяц (на разных площадках), в точечном  — 7–8 позиций.

1. Основной job-сайт, которым пользуется HR-команда, — hh.ru. «Эта площадка приносит нам стабильный результат по всем заводам. Ещё один плюс — интеграция с системой Talantix, на которой мы работаем. Я считаю эту платформу очень удобной для пользователя, знаю её с момента начала своей карьеры в подборе персонала. Подкупает, что hh.ru старается всё адаптировать для пользователей и идёт в ногу со временем», — говорит Ксения Жатикова. 
2. Для поиска линейного персонала используют раздел вакансий для бизнеса на сайте «Авито». Этот интернет-ресурс популярен для массового подбора на заводах. 
3. Когда возникает потребность усилить набор по каким-то позициям, подключают соцсети. Используют новостные паблики «ВКонтакте», у компании есть карьерная страница. Каждую среду в соцсетях проводят День вакансии. Этот инструмент показал свою эффективность при поиске сотрудников на предприятия группы компаний в небольших населённых пунктах.    

«Lactalis — семейный бизнес. И на заводах в России люди работают семьями, целыми династиями. Мы этим гордимся и очень ценим хорошее отношение сотрудников к нам как к работодателям. Популярность программы «Приведи друга» показывает, что работники лояльны к компании и готовы рекомендовать её своим родственникам, своим близким. Такое отношение особенно важно на региональных площадках в небольших городках, где каждый сотрудник на вес золота», — считает руководитель команды подбора ГК «Лакталис».