Сложности при переходе на КЭДО: что может пойти не так и как с этим справляться

С какими препятствиями вы можете столкнуться, переходя на КЭДО? Почему они возникают? И как справляться с этими сложностями? Рассказывает директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин.

С 2021 году в силу вступили 377-ФЗ и 407-ФЗ. Они сделали КЭДО легальным и разрешили подписывать кадровые документы электронно. На основании этих законов внесены поправки в ТК РФ.

Теперь любой работодатель совершенно законно может перевести кадровый документооборот в цифру. Такая возможность доступна в том числе для ИП.

Обмениваться электронными документами можно с любыми работниками:

штатные сотрудники;
ИП;
самозанятые;
оформленные по договору ГПХ.

Что же может пойти не так?

При переходе на КЭДО можно столкнуться с трудностями, о которых лучше знать заранее. Так вы сможете предотвратить их ещё до появления или свести на нет, если они всё же возникнут. О них рассказываем ниже.

Сотрудники не захотят переходить на КЭДО

Кого-то нововведения вдохновляют и мотивируют. А кого-то — пугают и расстраивают. И это нормально. Приготовьтесь к тому, что не все сразу согласятся переводить документы в цифровое пространство. На это есть несколько причин:

не хочется разбираться с новым сервисом, кажется, что это долго и сложно;
страшно, что доступ к документам или электронной подписи могут получить злоумышленники;
непонятно, зачем нужен КЭДО, если и с бумагой всё отлично работает.

Основная причина — недостаток информирования. Если вы просто поставите сотрудников перед фактом и не объясните, в чём выгода КЭДО, люди не дадут согласия. А его обязательно нужно получить, принудительно переводить работников на КЭДО нельзя. Не брать письменного согласия можно только у тех сотрудников, которые поступили на работу после 31 декабря 2021 года.

Если сотрудники не дадут согласия, ваш проект по КЭДО может провалиться. Поэтому действуйте осторожно и с заботой о сотрудниках. Не надо давить, принуждать или просто относиться безразлично. Выслушайте мнение сотрудников, узнайте, какие у них есть страхи. Объясните, как работает электронная подпись и почему она безопасна, покажите, что у сервиса удобный интерфейс, который не усложнит, а наоборот — упростит им жизнь благодаря тому, что все документы можно будет подписывать в пару кликов. Если вы правильно выбрали КЭДО-платформу, команда внедрения со стороны подрядчиков поможет обучить сотрудников, провести для них тренинги и воркшопы.

Придётся тратить деньги на покупку КЭДО-платформы и время на её выбор

Обмен документами по электронной почте не считается КЭДО. Чтобы всё было легально, нужно приобрести специальный сервис для обмена электронными документами. Законом предусмотрено, что этот сервис нужно будет указать в локальном нормативном акте. Что это значит:

Расходы на покупку платформы.
Сложность в выборе, так как на рынке представлено много решений и непонятно, как определить, какое из них лучшее.
Страх принять неправильное решение и выбрать платформу, которая не оправдает ожиданий.

Выбор платформы — это действительно непросто. Но, если подойти к нему правильно, вы найдёте то решение, которое подойдёт именно вам.

Соберите рабочую группу: работодатель может принимать решение вместе с ней либо полностью делегировать эту задачу — тогда участники рабочей группы сами проводят тендер и приходят уже с конкретными предложениями и вариантами.
Обозначьте критерии, по которым будете выбирать сервис. Выделите те, которые для вас наиболее важны, и наоборот — те, которые вы можете отодвинуть на второй план в пользу более приоритетных.

Опираясь на опыт наших клиентов, предлагаем основной список критериев:

Стоимость.
Удобный интерфейс.
Гибкость и возможность доработок.
Наличие минимум трёх типов электронной подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП.
Отсутствие скрытых платежей.
Команда внедрения, которая берёт на себя большую часть работы, а также проводит обучение для сотрудников.
Оперативная техподдержка.
Наличие двух версий: облачной и on-premise.
Большой опыт внедрения и сопровождения.
Безопасность, подтверждённая сертификатами и документами по международному стандарту, технологией SSO и регулярными тестами на проникновение с третьей стороны.

Пока КЭДО не стал обязательным, вы можете не торопиться и заложить на тендер столько времени, сколько вам необходимо. В среднем наши клиенты тратят на него 2–4 месяца.

Что же касается расходов, рекомендуем сначала посчитать, сколько в год вы тратите на кадровый документооборот. Для этого сложите все траты на бумагу, печать, технику, почтовые или курьерские отправления, зарплату сотрудникам КДП, организацию архива. Затем сравните эти затраты со стоимостью КЭДО-платформы.

Скорее всего, вы увидите, что сервис обойдётся дешевле. Вы оплачиваете подписку и избавляетесь от необходимости постоянно покупать бумагу, картриджи, тратиться на курьера и почтовые пересылки, значительно расширять штат КДП. Так, в компании «Самокат» благодаря КЭДО удалось снизить траты на почтовые отправления на 50%.

Рабочая группа по КЭДО будет саботировать проект

Иногда проблема исходит не от основной массы сотрудников, а от лиц, принимающих решение. Почему так может происходить:

Юрист не в курсе последних обновлений в ТК РФ и законодательстве, поэтому предполагает, что КЭДО не вполне легально.
ИТ-специалист думает, что с его стороны потребуется много усилий, которые он не хочет тратить на внедрение КЭДО.
Специалист по информационной безопасности беспокоится за сохранность данных и настороженно относится к идее использования каких-то сторонних платформ.
HR боится, что кандидаты и текущие сотрудники не захотят переходить на КЭДО.
Кадровый специалист переживает, что ему придётся разбираться с новым функционалом и это сильно усложнит его работу.

Как действовать в этом случае:

Поставить конкретные KPI на проект по переходу на КЭДО и разработать систему мотивации. Так ваши сотрудники охотнее начнут включаться в работу.
Объяснить, почему КЭДО выгодно для компании в целом. Общая цель сплотит и мотивирует команду, сотрудники будут понимать, что работают на большой общий результат.
Обозначить выгоды и закрыть возражения каждого ЛВР:

- Юрист — предоставить законодательную базу КЭДО (377-ФЗ и 407-ФЗ), доказать, что это полностью легально.

- ИТ-специалист — провести встречи с ИТ-командой со стороны подрядчика, уточнить, сколько ресурсов вы можете выделить со своей стороны, и договориться о том, что большую часть работы по внедрению берёт на себя исполнитель.

- Специалист по информационной безопасности — убедиться, что в выбранной КЭДО-платформе есть версия on-premise для хранения данных на собственных серверах либо возможность поставить дополнительные средства защиты.

- HR — объяснить, что большинство современных кандидатов, напротив, не хотят работать с бумагой и предпочитают автоматизацию. КЭДО лишь усилит ваш HR-бренд.

- Кадровый специалист — показать, от какого количества рутины позволит избавиться - - КЭДО и как это поможет сократить нагрузку.

Придётся платить за КЭДО больше, чем вы планировали

В большинстве сервисов есть скрытые платежи. Нужно доплачивать за доработки, интеграции, уведомления, обновления платформы. А ещё — обеспечить всех сотрудников необходимыми электронными подписями, это тоже стоит денег. Таким образом, на этапе планирования вы прописали одну сумму, а вышла совсем другая.

Выбирайте платформу с прозрачным ценообразованием, где вы платите только за подписку. Например, в HRlink вы раз в год покупаете лицензию по фиксированной цене и получаете доступ ко всем инструментам, обновлениям и техподдержке. Электронные подписи УНЭП формируются автоматически для всех сотрудников в личном кабинете. Самостоятельно нужно будет получить только УКЭП, но таких подписей обычно нужно всего 2–3 на компанию: для гендиректора и руководителей КДП.

Некоторые документы придётся оформлять на бумаге

Большинство кадровых документов можно перевести в цифру. Но пока не все. К исключениям относятся:

Для удалёнщиков — приказ об увольнении.
Для сотрудников в офисе — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.

Сейчас их обязательно нужно дублировать на реальном носителе, но это потребует гораздо меньше усилий, чем оформление на бумаге абсолютно всех документов. К тому же Минтруд и Роструд могут в дальнейшем убрать эти ограничения.

Нельзя оформлять документы задним числом

КЭДО-платформа — это отличный способ привыкать оформлять всё в срок и привести все документы в порядок. Это может быть непросто на первых порах, но зато повысит дисциплину, упорядочит процессы и поможет избежать штрафов.

Многое зависит и от выбранной платформы. Например, HRlink отправляет бесплатные уведомления по почте, СМС или через мессенджеры, напоминая о необходимости подписать документ. Также специалист КДП может в режиме реального времени отслеживать статусы по всем документам: не просмотрен, просмотрен не полностью, просмотрен, подписан. Так никто не потеряет важный документ и не забудет о его подписании, а кадровому специалисту не придётся бегать за сотрудниками с напоминаниями.

Как минимизировать сложности при переходе на КЭДО

Переход на КЭДО — непростой процесс. Но при правильном подходе вы сможете минимизировать проблемы. А значит — быстрее получите положительный результат от КЭДО.